Công nợ là một trong những khoản tiền mà hầu như doanh nghiệp nào cũng phải “đau đầu” khi giải quyết. Đi với đó, việc quản lý và thu hồi công nợ sao cho hiệu quả cũng là vấn đề cần đặt lên hàng đầu của mỗi công ty. Nếu bạn vẫn đang loay hoay không hiểu công nợ là gì và tốn nhiều thời gian, nguồn lực để quản lý công nợ thì bài viết này là dành cho bạn.
Công nợ là gì?
Trong hệ thống kế toán doanh nghiệp, công nợ được chia làm 2 loại là:
- Công nợ phải thu: Là khoản phải thu của khách hàng khi doanh nghiệp thực hiện cung cấp sản phẩm hay hàng hóa dịch vụ. Nếu doanh nghiệp chưa thu được nợ hoặc thu được 1 phần thì số còn lại chuyển sang kỳ sau được gọi là công nợ.
- Công nợ phải trả: Là khoản mà doanh nghiệp cần trả cho khách hàng/ nhà cung cấp khi phát sinh mua hàng hóa, dụng cụ, nguyên vật liệu… nhưng chưa trả hết trong kỳ mà chuyển sang kỳ kế toán sau.
Ngoài ra trong doanh nghiệp còn có các khoản công nợ khác như các khoản phải thu hộ nội bộ, khoản tạm ứng, tiền bồi thường, khoản phải trả cho công nhân viên, phải nộp cho nhà nước…
Cách quản lý và thu hồi công nợ
Quy trình quản lý và thu hồi công nợ tại mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Tùy thuộc theo loại hình kinh doanh, quy mô tổ chức mà họ sẽ đề ra quy định phù hợp. Tuy nhiên hiện nay hầu hết các doanh nghiệp đều đồng nhất 2 quy trình vào làm một để giảm bớt thủ tục rườm rà. Bởi thực chất thu hồi công nợ là một bước trong quy trình quản lý công nợ.
Quy trình quản lý công nợ
Quy trình quản lý công nợ tiêu chuẩn được thực hiện theo 4 bước như sau:
- Cập nhật danh mục khách hàng: Bước này nhằm hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh ngoài tầm kiểm soát. Ngay từ khi ký hợp đồng hoặc bắt đầu giao dịch, bạn cần yêu cầu ký thỏa thuận cam kết thanh toán trong thời hạn quy định để hạn chế các khoản nợ khó đòi.
- Ghi nhận và thông báo công nợ: Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, bạn cần ghi nhận và thông báo tới khách hàng thường xuyên qua email, văn bản, điện thoại… để họ có ý thức trách nhiệm hoàn trả công nợ.
- Thu hồi công nợ: Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình quản lý công nợ. Cụ thể thu hồi công nợ là gì chúng ta hãy tìm hiểu trong phần đây nhé.
- Quá trình bù trừ công nợ: Sau khi thu hồi công nợ, bạn cần tính toán các khoản chi phí phát sinh hoặc thay đổi do công nợ gây ra để có sự bù trừ cân đối cho ngân sách.
Các bước để thu hồi công nợ là gì?
Tùy từng doanh nghiệp, cách thu hồi công nợ sẽ thay đổi cho phù hợp. Nhưng để bạn hiểu rõ cách thu hồi công nợ là gì thì mình sẽ đưa ra 5 bước tiêu chuẩn được áp dụng tại phần lớn các doanh nghiệp:
- Xác định khoản phải thu tối thiểu: Bạn cần xác định được khoản nợ tối thiểu cần thu được để duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó đề ra kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp.
- Phân loại khách nợ: Không thể áp dụng cách đòi giống nhau cho các đối tượng khách hàng khác nhau. Bạn cần phân loại khách theo tầm quan trọng. Nếu là đối tượng hợp tác lâu dài thì cần có chính sách mềm mỏng và ngược lại.
- Nhắc nhở khách hàng: Hãy khéo léo dùng các phương thức khác nhau để nhắc nhở khách trước khi đáo hạn hợp đồng hoặc quá hạn hẹn trả. Bên cạnh đó thì nên quan tâm tìm hiểu tình hình khách hàng để hỗ trợ họ xử lý vấn đề nếu có.
- Đàm phán: Nghệ thuật trong đàm phán là rất quan trọng, đòi hỏi bạn khéo léo trong giao tiếp, linh hoạt trong ứng xử, có lúc phải mềm dẻo nhưng có lúc phải cứng rắn kiên quyết tùy theo tình hình thái độ của khách nợ.
- Nhờ đến tòa án: Là giải pháp cuối cùng chỉ dùng trong trường hợp bất khả kháng.
Trên đây là những kiến thức thông dụng nhất giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn xem công nợ là gì cũng như cách thu hồi và quản lý công nợ hiệu quả. Bạn có thể cân nhắc để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình của doanh nghiệp nhé!